Organisationsassistent*in

Department of Meteorology and Geophysics, University of Vienna

Wien - vor 8 Monaten

Kennzahl der Ausschreibung: 10650

Wir sind ein dynamisches, international ausgerichtetes Team, das für seine Forschungs- und Lehrtätigkeit die tatkräftige Unterstützung durch eine Organisationsassistenz benötigt. Das betrifft die Abwicklung von Drittmittelprojekten, die Betreuung von (internationalen) Gästen, die Organisation von beispielsweise Workshops, aber auch die Kommunikation mit den verschiedenen Dienstleistungseinheiten der Universität usw.Wir bieten flexible Arbeitszeiten, gute Weiterbildungsmöglichkeiten, ein kreatives Arbeitsklima und ein adäquates Einstiegsgehalt.Bei beiderseitigem Einvernehmen besteht die Möglichkeit der Entfristung.

Dauer der Befristung: 1 Jahr/e

Beschäftigungsausmaß: 40 Stunden/Woche.

Einstufung gemäß Kollektivvertrag: 54 VwGr. IIIa

Darüber hinaus können anrechenbare Berufserfahrungen die Einstufung und damit das Entgelt bestimmen.

Ihre Aufgaben: Ihre Aufgaben umfassen insbesondere:

1) Alle Agenden der Budgetverwaltung, z.B.

  • Ressourcenplanung
  • Abwicklung von Rechnungen und Refundierungen
  • Controlling
  • Enge Zusammenarbeit/Abstimmung mit universitären Dienstleistungseinrichtungen (z. B. Finanzwesen und Controlling, Personalwesen und Frauenförderung, Forschungsservice und Nachwuchsförderung) und dem Dekanat

2) Alle Agenden der Administration und Unterstützung wissenschaftlicher Drittmittelprojekte, z. B.

  • Administration von Drittmittelprojekten; inkl. Arbeitszeitverwaltung
  • Unterstützung bei der Beantragung, Implementierung, Durchführung, Abrechnung und Überprüfung von Drittmittelprojekten
  • Unterstützung im Projektcontrolling

3) Allgemeine Verwaltungsaufgaben

4) Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in allen administrativen Belangen, z. B.

  • Aufbereitung von Materialien für E-Learning
  • Betreuung von Gastvortragenden
  • Mithilfe bei der Organisation von Tagungen, Kongressen, Meetings

5) Erstellen und Verwalten von Datenbanken

6) Website-Betreuung

Ihr Profil:

  • Allgemeinbildende oder berufsbildende Höhere Schule
  • Umfassende EDV-Anwender*innenkenntnisse (Windows / MS Office, einfache Bildbearbeitung)
  • Hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
  • Hohe Service- und Kund*innenorientierung
  • Organisationsfähigkeit
  • Flexibilität
  • Belastbarkeit
  • Bereitschaft zur Weiterbildung
  • Sehr gute mündliche und schriftliche Deutsch- und Englischkenntnisse
  • Hohe soziale und kommunikative Kompetenz
  • Teamfähigkeit
  • Offenheit gegenüber einem internationalen Arbeitsumfeld
  • Selbstständiger, problemlösungsorientierter Arbeitsstil

Sprachen:

Deutsch: Exzellente Kenntnisse; Englisch: Sehr gute Kenntnisse

Ihre Bewerbung:

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Motivationsschreiben unter der Kennzahl 10650, welche Sie bis zum 01.06.2020 bevorzugt über unser Job Center (http://jobcenter.univie.ac.at/) an uns übermitteln.

Für nähere Auskünfte über die ausgeschriebene Position wenden Sie sich bitte an Stohl, Andreas +43-1-4277-53730.

Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit und Diversität (http://diversity.univie.ac.at/). Insbesondere wird eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungspositionen und beim wissenschaftlichen Personal angestrebt. Frauen werden bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.

DLE Personalwesen und Frauenförderung der Universität Wien

Kennzahl der Ausschreibung: 10650

E-Mail: jobcenter@univie.ac.at

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