AUSWAHLVERFAHREN FUER DIE ZEITLICH BEGRENZTE STELLE EINER VERWALTUNGSASSISTENTIN/ EINES VERWALTUNGSASSISTENTEN (m/w/d)

Botschaft / Ständige Vertretung der Föderativen Republik Brasilien in Wien - STELLENAUSSCHREIBUNG Nr. 04/2026

AUSWAHLVERFAHREN FUER DIE ZEITLICH BEGRENZTE STELLE EINERVERWALTUNGSASSISTENTIN/ EINES VERWALTUNGSASSISTENTEN

Die Auswahlkommisson, ernannt vom brasilianischen Botschafter in Wien, in Ausübung seines Amtes, veröffentlicht hiermit, dass die Bewerbungen für die Stelle einer (1) Verwaltungsassistentin / eines (1) Verwaltungsassistenten (AA), laut Dekret 1.570, vom 21.07.1995, und der Verordnung vom 12. September 1995, des brasilianischen Außenministeriums, unter folgenden Vertragsbedingungen eröffnet sind:

1. Position und Aufgabenbereich

1.1. Die vorliegende Ausschreibung regelt die Auswahl einer Verwaltungsassistentin / eines Verwaltungsassistenten für die für zwei Jahre zeitlich begrenzte Stelle, gemäß österreichischer Gesetzgebung, in der Kanzlei der Botschaft von Brasilien in Wien, in 1010 Wien, Pestalozzigasse 4.

1.2. Die Tätigkeitsbereiche umfassen sämtliche Bereiche der Kanzlei, wie die der Verwaltungs-, Konsular-, Kultur- und der Multilateralen Abteilung. Die Zuständigkeiten inkludieren wie folgt:

• Unterstützung bei Verwaltungstätigkeiten der Botschaft und der offiziellen Residenz, wie Einholung von Preisangeboten, Kontaktaufnahme mit Dienstleistungsunternehmen, Einkäufe, Verträge, Beaufsichtigung von Routinetätigkeiten, Beaufsichtigung der Fahrzeuge, Personalwesen, Lagerwesen, das Verfassen von Dokumenten und offiziellen Schriftstücken, Sekretariatstätigkeiten, und andere;
• Parteienverkehrstätigkeiten in der Konsularabteilung;
• Organisation und Teilnahme an kulturellen Veranstaltungen, die von der Botschaftunterstützt oder organisiert werden;
• Unterstützung bei Verwaltungstätigkeiten der Ständigen Vertretung bei denInternationalen Organisationen der Vereinten Nationen (UNO) in Wien.

1.2.1. Die/der Angestellte kann, wenn verlangt, andere Aufgaben in der selben Kategorie (der Verwaltungsassistenz) zugeteilt bekommen.

1.3. Die Arbeitszeit der/des Angestellten wird 40 Wochenstunden betragen, im Zeitraum von Montag bis Freitag.

1.4. Die/der Angestellte wird ihren/seinen Aufgabenbereich in erster Linie in der Kanzlei der Botschaft von Brasilien in Wien ausüben. Außerdem kann die Teilnahme an Events außerhalb derBotschaft und außerhalb Wiens verlangt werden.

1.5. Die Bezahlung beträgt 2.762,09 Euro (zweitausend siebenhundert zweiundsechzig Euro und neun Eurocent) brutto monatlich. Dieser Betrag umfasst die von der österreichischen Gesetzgebung vorgesehenen Sonderzahlungen.

2. Bewerbungen

2.1. Gemäß der geltenden Gesetzeslage wird die Verwaltungsassistentin/der Verwaltungsassistent, mit brasilianischer Staatsbürgerschaft oder nicht, als Lokalangestellte/-r mitvertraglich festgehaltenen Dienstleistungen aufgenommen, die voraussetzen, dass die Kandidatin/ der Kandidat mit den Lebensumständen, den Gepflogenheiten und Bräuchen des Landes Österreich vertraut ist. Das vorliegende Auswahlverfahren ist keine öffentliche Ausschreibungund die Anstellung in der Verwaltungsassistenz bekleidet kein öffentliches Amt und auch keine öffentliche Stelle.

2.2. Das Arbeitsverhältnis unterliegt österreichischem Arbeitsrecht.

2.3. Die Probezeit wird einen Monat betragen.

2.4. Bewerbungen für das Auswahlverfahren zur Verwaltungsassistentin /zum Verwaltungsassistenten sind möglich für Personen, die das 18. Lebensjahr vollendet haben, eine höhere Schulbildung abgeschlossen haben, und die einen ordentlichen Aufenthalt und eine Arbeitsgenehmigung für den österreichischen Arbeitsmarkt nachweisen können. Außerdemsollten sie gute Kenntnisse der deutschen, portugiesischen und englischen Sprache haben.

2.5. Berufserfahrung wird bevorzugt.

2.6. Interessierte senden an die Verwaltungsabteilung der Botschaft von Brasilien in 1010 Wien,Pestalozzigasse 4/2, bis zum 11. September 2026, 17:00 Uhr, die folgenden Unterlagen in einfacher Kopie. Alternativ kann die Übersendung der Dokumente auch elektronisch erfolgen:

I.) Detaillierter Lebenslauf, in portugiesischer, deutscher oder englischer Sprache, aus dem zuentnehmen ist: Vor- und Nachname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsbürgerschaft, Wohnort,Telefonnummer, private e-mail, Schulabschluss und eine kurze Zusammenfassung der Berufserfahrung;

II.) Hochschulabschlusszeugnis (Diplom);

III.) Kopie des gültigen Personalausweises (Reisepass);

IV.) Auszug aus dem polizeilichen Melderegister (polizeiliches Führungszeugnis), nicht älter alsdrei Monate;

V.) Kopie eines gültigen Visums oder eines Lichtbildausweises für Brasilianer oder EU Ausländer, das den ordentlichen Wohnsitz und eine gültige Arbeitsbewilligung für Österreich beweist (für Kandidaten/-innen, die nicht Österreicher/-innen sind);

VI.) Brasilianer/-innen müssen außerdem folgende Dokumente vorlegen:

a) Erklärung, dass der Kandidat / die Kandidatin sich dessen bewußt ist, dass er/sie sich nichtfür eine öffentliche Dienststelle oder ein öffentliches Amt bewirbt, die dem brasilianischen Rechtssystem unterliegt;

b) Nachweis über die Einhaltung der Wahlverpflichtung;

c) Erklärung, dass Sie keinen aktiven Beamtenstatus innehaben und dass Sie keine Entlohnung von der brasilianischen Regierung erhalten (im Anmeldeformular enthalten);

d) für männliche brasilianische Kandidaten: Nachweis über den regulär geleisteten Wehrdienst;

2.7. Dokumente, die nach dem Ablaufdatum, wie unter Punkt 2.6 beschrieben, eintreffen werden nicht begutachtet. Das Selbe gilt für jene Kandidaten, die die geforderten Unterlagen dieser Ausschreibung nicht vollständig vorlegen; diese werden aus dem Bewerbungsverfahren ausgeschlossen.

2.8. Die brasilianische Botschaft in Wien bietet keine Unterstützung zum Erhalt eines Visums für diese Stelle. Kandidaten ohne österreichische Staatsbürgerschaft, müssen bereits über eine Vollzeitarbeitserlaubnis verfügen.

3. Auswahlverfahren

3.1. Das Auswahlverfahren wird von der Auswahlkommission durchgeführt und besteht aus drei Etappen. Die Erste besteht aus der Prüfung der Lebensläufe und der jeweiligen Unterlagen im Ausscheidungsverfahren. Die Zweite aus der schriftlichen Prüfung im Ausscheidungsverfahrenund die dritte Etappe besteht aus dem persönlichen Vorstellungsgespräch.

3.2. Während der ersten Etappe, der Prüfung der Lebensläufe, behält sich die Ausswahlkommission das Recht vor, basierend auf den eingereichten Dokumenten, jene Kandidaten abzulehnen, deren Qualifikationen nicht zur angebotenen Stelle passen.

3.3. Bei der Begutachtung der Lebensläufe, wird die Auswahlkommission sich auf folgendeKriterien stützen: Ausbildung, Berufserfahrung und Eignungsprofil für die Stelle.

3.3.1. Ausbildung (8 Punkte). Zusatzpunkte erhalten jene Kandidaten mit spezifischer Ausbildung im Bereich Verwaltung, Buchhaltung, Informatik oder Exekutivsekretariat, auf akademischem oder höherem technischen Niveau. Abgelegte Kurse und Zeugnisse werden ebenso positiv bewertet und müssen dokumentiert sein.

3.3.2. Berufserfahrung (5 Punkte). Zusatzpunkte erhalten jene Kandidaten, die Erfahrungin Büros, Botschaften und Firmen aufweisen. Empfehlungsschreiben müssen Informationen zur Kontaktaufnahme enthalten.

3.3.3. Eignung für die Stelle (7 Punkte). Zusatzpunkte erhalten jene Kandidaten, die Portugiesisch und andere Sprachen sprechen, sowie andere Angaben im Lebenslauf enthalten, dievon der Auswahlkommission als vorteilhaft für die Ausübung des Aufgabenbereichs erachtet werden.

3.4. Die bei der Prüfung der Dokumente ausgewählten Kandidaten/Kandidatinnen werden zurschriftlichen Prüfung geladen. Wahrscheinlich wird am 14. September 2026 die Liste derKandidaten für die schriftliche Prüfung veröffentlicht.

3.5. Die zweite Etappe, die schriftliche Prüfung, wird voraussichtlich am 17. September 2026 in der Botschaft von Brasilien in Wien stattfinden. Die Fragen sind in portugiesischer, englischer unddeutscher Sprache zu beantworten.

3.5.1. Die Liste mit den Beurteilungen der schriftlichen Prüfung wird auf der offiziellenSeite der Botschaft wahrscheinlich am 21. September 2026 veröffentlicht.

3.5.2. Die Kandidatin oder der Kandidat kann eine Überprüfung der schriftlichen Prüfungbeantragen und Widerspruch ohne aufschiebende Wirkung einlegen. Einsprüche müssen innerhalbvon zwei Werktagen nach Bekanntgabe des Ergebnisses per E-Mail eingereicht werden.

3.5.3. Die letztendliche Entscheidung der Auswahlkommission über die Einsprüche ist souverän und endgültig, daher gibt es keinen Einspruch gegen das Ergebnis eines Einspruchs.

3.6. Die dritte Etappe, die Vorstellungsgespräche, werden vorraussichtlich am 24. und 25. September 2026 stattfinden.

3.7. Während der Vorstellungsgespräche (50 Punkte) und in schriftlichen Tests (30 Punkte) werden Aspekte wie Eignung für die Stelle, Organisationsfähigkeit und Befolgung von Anweisungen, Höflichkeit, persönlicher Umgang mit Arbeitskollegen und Vorgesetzten, Motivation für die Tätigkeit, Sprachkenntnisse, Verfassen von Texten in englischer und deutscher Sprache, korrekte und angemessene Ausdrucksformen, analytisches Vermögen, Klarheit undSchlüssigkeit in der Ideenentwicklung in schriftlicher und mündlicher Form, Kenntnissekommunikationstechnischer Hilfsmittel, (insbesondere Tabellenkalkulation) und andere beurteilt.

3.8. Die letztendliche Gesamtnote des Kandidaten/der Kandidatin, für die Reihung, ergibt sichaus der Summe der erreichten Punktezahl aus der Begutachtung des Lebenslaufs, den schriftlichenTests und dem Vorstellungsgespräch, die zusammen eine maximale Punktezahl von 100 (einhundert) Punkten ergibt.

4. Allgemeines

4.1. Kandidatinnen/Kandidaten, die nicht alle unter Punkt 2.3. geforderten Dokumente vorlegen, scheiden aus dem vorliegenden Auswahlverfahren aus.

4.2. Die Entscheidung der Auswahlkommission wird auf der Website der Botschaft bei Abschluss des Auswahlverfahrens wahrscheinlich am 30.September 2026 verlautbart werden.

4.3. Das Ergebnis dieses Auswahlverfahrens bleibt ab der Verlautbarung gerechnet ein Jahr lang gültig. Während dieses Zeitraums werden die ausgewählten Kanditaten von der Botschaft in Evidenz gehalten, und können unter Beachtung der Reihenfolge der Bewertung, gerufen werden,wenn in derselben Stellenkategorie vorübergehend oder dauerhaft neue Stellen zu besetzen sind.

4.4. Nach Bekanntgabe des Ergebnisses wird der/die erstplatzierte Kandidat/-in von der Auswahlkommission aufgefordert, innerhalb von höchstens drei Werktagen in die Kanzlei der Botschaft zu kommen, ein Atest über die physische und psychische Eignung für die Stellevorzulegen, einen Nachweis der Anmeldung bei der örtlichen Sozialversicherung (Krankenkasse) oder der Unmöglichkeit des Beitritts zu dieser, und eine eigenhändige Erklärung, dass der/dieKandidat/-in kein öffentliches Amt ausübt oder eine öffentliche Funktion innehat, wenn er/sieBrasilianer/-in ist.

4.5. Die Einstellung des erstplatzierten Kandidaten, zunächst für die Probezeit, wird wirksam, sobald die Formalitäten erledigt sind und die für die Einstellung erforderlichen Unterlagenvorliegen. Die Stelle wird ab 19. Oktober 2026 zu besetzen sein. Im Falle des Rücktritts oder der Nichteinhaltung der Einstellungsbedingungen gilt der/dieKandidat/-in als aus dem Auswahlverfahren ausgeschlossen und der zweitplatzierte Kandidat wirdzur Besetzung der freien Stelle gerufen.

4.6. Vorkommnisse, die nicht von dieser Ausschreibung erfasst sind, werden von der Auswahlkommission geregelt.

Sydma Aguiar Damasceno - Vorsitzende der Auswahlkommission

10. August 2026