Mitarbeiter:in für die Administration der technischen Verwaltung (m/w/d)

Mitarbeiter:in für die Administration der technischen Verwaltung

Teilzeit (20 Std/W)

Klosterneuburg bei Wien, Österreich

EUR 1.230* brutto/Monat - Position befristet bis 31.12.2025 (Verlängerung möglich)

ISTA is growing. Grow with us!

ISTA ist ein kontinuierlich wachsendes internationales Institut für Spitzenforschung in den Life Sciences, der Mathematik, der Informatik sowie der Physik. Wir suchen engagierte Fachexpert:innen aus der ganzen Welt, die unser Ziel von exzellenter Forschung und modernem Science Management unterstützen. Auf einem wunderschönen Campus bieten wir vielfältige Möglichkeiten für persönliches Wachstum in einer stabilen Arbeitsumgebung. Dieses Video gibt Einblicke!

Ihre Aufgaben

Die Abteilung Construction & Maintenance betreut die Gebäude und Anlagen am Campus des ISTA. Aus den Zuständigkeitsbereichen Hochbau, Haustechnik, Elektrotechnik, MSR, Sicherheit und Zutritt ergibt sich ein vielfältiges und spannendes Arbeitsumfeld. Für die administrative Abwicklung und Koordination der Fachbereiche suchen wir eine:n Mitarbeiter:in als Karenzvertretung. Wir bieten geregelte Arbeitszeiten und einen standortgebundenen Arbeitsplatz.

* Allgemeine Administrationstätigkeiten wie Telefonmanagement, Bearbeitung des Postein- und - ausgangs, Ablageorganisation, Bestellungen von Arbeitsmaterialien etc.
* Ansprechpartner:in für interne Anliegen, hauseigene Fachbereiche sowie Fremdfirmen
* Ausgabe und Verwaltung von Schlüsseln und Zutrittsmedien
* Rechnungsbearbeitung inkl. Einholung der Freigabe durch Kostenstellenverantwortliche
* Betreuung des Einmeldesystems für Fehler und Schäden (u.a. Weitergabe nach Gewerk, eigenständige Bearbeitung)
* Verantwortung für die pünktliche Meldung von Arbeitseinsätzen ans Arbeitsinspektorat und Sicherstellung der Abrechnung von Kilometergeldern
* Vornahme interner Aussendungen (z.B. zur Ankündigung von Wartungsarbeiten) sowie Verfassen von Beiträgen für interne Medien

Ihr Profil

* Abgeschlossene kaufmännische und/oder technische Ausbildung
* Berufserfahrung im Administrations- oder vergleichbarem Bereich - auch als Wiedereinsteiger:in
* Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse in Wort & Schrift (Institutssprache Englisch) - wir unterstützen Sie mit internen Sprachkursen
* Sehr gute EDV-Anwendungskenntnisse (insb. Excel, Power Point)
* Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und soziale Kompetenz sowie Freude an der Arbeit im Team
* Hohe Serviceorientierung und sehr gute organisatorische Fähigkeiten
* Sorgfältige, genaue und selbständige Arbeitsweise

Jetzt bewerben

Ihre Benefits

* Aus- & Weiterbildung
* Kantine
* Kinderbetreuung
* Kostenloser Shuttlebus
* Gesundheitsmaßnahmen
* Betriebliche Altersvorsorge

Eine Überzahlung ist je nach Ausbildung, Qualifikation und Berufserfahrung möglich. Informationen zur gesetzeskonformen Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten durch ISTA finden Sie auf www.ista.ac.at/datenschutz.

Am Campus 1, 3400 Klosterneuburg
Tel.: +43 (0) 2243 9000-0 www.ista.ac.at