Institutssekretär*in (m/w/d)

Institutssekretär*in

Wirtschaftsuniversität Wien

Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung

Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen, Verantwortung übernehmen und so die Rahmenbedingungen für Spitzenforschung und -lehre schaffen? Bei uns finden Sie das Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial entfalten können. An einer der größten und modernsten Wirtschaftsuniversitäten Europas. Auf einem Campus, an dem Arbeitsqualität auch Lebensqualität ist. Wir suchen Verstärkung am

Department-Office Volkswirtschaft
Teilzeit, 15 Stunden/Woche
Ab sofort ersatzmäßig befristet für die Dauer einer mutterschaftsbedingten Abwesenheit

Sie organisieren und kommunizieren gerne und wollen gleichzeitig die Volkswirtschaft an der WU näher kennenlernen? In dieser koordinativen und kommunikativen Schlüsselfunktion fungieren Sie als Schnittstelle zwischen Akademischer Einheit, Department und Lehrenden.

Was Sie erwartet

* Drittmittel-Projekte: Sie unterstützen wissenschaftliche Mitarbeiter*innen bei der Einreichung, Verwaltung, Finanzberichterstellung und Abrechnung von Drittmittel-Projekten und behalten den Budget-Überblick in SAP
* Finanzen: Sie verwalten Budgets (SAP) und kümmern sich um Finanzberichte, Abrechnungen und Refundierungen Ihrer Akademischen Einheit (SAP)
* Front Office: Sie unterstützen 1x/Woche tatkräftig das Team im Front Office bei der Department-Verwaltung und empfangen Studierende, Lektor*innen, Gäste und Lieferant*innen
* Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben: Sie unterstützen Ihre Akademische Einheit und das Department Office bei der Department-Verwaltung; u.a. buchen Sie Lehrräume, bereiten Meetings vor, erledigen Bestellungen (z.B. Lebensmittel für die Teeküchen, Büromaterial, etc.) und halten Datenbanken auf dem neuesten Stand, etc.
* Webseite: Sie halten Webseiteninhalte Ihrer Akademischen Einheit und des Departments aktuell (CMS: Typo3)
* Unterstützen: Sie unterstützen Lehrende, Studierende und Mitarbeiter*innen in der Administration, bieten Support in allgemeinen Angelegenheiten und sind die interne und externe Kommunikationsschnittstelle Ihrer Akademischen Einheit
* Organisation von Events: Sie organisieren wissenschaftliche und Department-bezogene Veranstaltungen und Konferenzen (u.a. Raumbuchungen, Catering, techn. Equipment, Teilnehmer*innen-Management etc.) und sind unterstützend vor Ort mit dabei

Was Sie mitbringen

* Ausbildung: Matura, oder Ähnliches bzw. kaufm. Ausbildung (z.B kaufm. Kolleg, HAK oder HASCH) erwünscht
* Zahlenaffinität: Sie arbeiten gerne und detailliert mit Zahlen (z.B. in MS Excel, SAP), ohne die größeren Zusammenhänge aus den Augen zu verlieren
* Sehr gute PC-Anwendungskenntnisse: Sie haben Erfahrung mit Microsoft Office Programmen. Kenntnisse in SAP, Betreuung von Webseiten (Typo3) und Lernplattformen sind von Vorteil
* Einschlägige Berufserfahrung: Sie haben erste Arbeitserfahrungen, Kenntnisse im Bereich Hochschulmanagement oder Bildungsbereich sind wünschenswert. Die Bereitschaft zum selbständigen Lernen wird vorausgesetzt
* Engagement: Sie arbeiten selbstverantwortlich, vorausschauend und selbstorganisiert
* Teamspirit und Organisationstalent: Sie arbeiten gerne im Team, lieben es zu organisieren und behalten auch in anstrengenderen Arbeitsphasen den Überblick
* Sprachkompetenz: Sie bringen ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift mit

Was wir Ihnen bieten

* Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
* Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
* Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit
* Sinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
* Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
* Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten

Neugierig geworden? Mehr darüber was die WU als Arbeitgeberin besonders macht, erfahren Sie unter www.wu.ac.at/benefits.

Das monatliche Mindestentgelt beträgt 994,05 Euro brutto. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten können zu einem höheren Einstiegsgehalt führen. Darüber hinaus bieten wir eine Vielzahl an attraktiven Sozialleistungen an.

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