Office Manager (m/w/d)

Bei LOOP sind unsere Büros der lebendige Mittelpunkt, an dem Kreativität und Innovation zusammenkommen. Wir suchen eine Person mit ausgeprägten organisatorischen Fähigkeiten, einer proaktiven Denkweise und einer herzlichen, serviceorientierten Art für das Office Management. Diese Rolle ist das Rückgrat unseres täglichen Betriebs - sorgt für reibungslose Abläufe, eine einladende Atmosphäre und umfassende Unterstützung für unser Team und unsere Kund*innen.
Mit einem ausgeprägten Blick fürs Detail und echter Teamorientierung übernimmst du ein vielseitiges Aufgabenspektrum - vom Empfangsbereich bis zur Koordination von Events - und trägst dazu bei, dass LOOP jederzeit bestens funktioniert.

Office Manager - Wien (m/w/d)

Aufgaben

* Empfangsbereich betreuen: Telefonate entgegennehmen, den Empfangsbereich ordentlich halten, Kuriersendungen abwickeln, Post sortieren und verteilen sowie einen professionellen ersten Eindruck sicherstellen.
* Meetings und Gästebetreuung koordinieren: Kundinnen-Meetings vorbereiten, Besprechungsräume buchen und einrichten, Catering organisieren und Gäste sowie Kundinnen herzlich willkommen heißen.
* Dienstreisen unterstützen: Nationale und internationale Geschäftsreisen für das Team koordinieren und buchen.
* Events organisieren: Die Planung und Umsetzung interner sowie externer Veranstaltungen aktiv unterstützen - mit kreativen Ideen und strukturierter Organisation.
* Bürologistik im Blick behalten: Allgemeine Büroaufgaben übernehmen, darunter die Verwaltung des Poolfahrzeugs, das Erscheinungsbild des Büros sowie die Zusammenarbeit mit Haustechnik und Reinigungskräften, um hohe Standards zu gewährleisten.
* Materialien und Ressourcen verwalten: Bürobedarf überwachen, Lagerstände im Blick behalten und Beschaffungen koordinieren, um Engpässe zu vermeiden.
* Teamübergreifend unterstützen: Als zentrale Anlaufstelle für interne Anliegen fungieren, das gesamte LOOP Team an verschiedenen Standorten unterstützen, eng mit den Office Manager*innen in Salzburg zusammenarbeiten und vielfältige administrative Aufgaben flexibel und diskret übernehmen.

Anforderungen

* Ein gültiger Führerschein der Klasse B (Österreich) ist erforderlich.
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse werden vorausgesetzt.

Benefits

* Kostenlose Sport- und Fitnessangebote
* Yoga, Fitness, Klettern, Tennis und vieles mehr. LOOP übernimmt die Kosten und ermöglicht dir Zugang zu Fitnessstudios und Sportanlagen in ganz Österreich oder Deutschland.
* +20% Urlaubstage
* Wir glauben daran, dass es nie genug Zeit gibt um sich zu regenerieren und deshalb bekommt jeder LOOP Mitarbeiter +20% mehr Urlaubstage im Jahr wir nennen es Sunny hours.
* International und vielfältig
* Teammitglieder aus über 40 verschiedenen Nationalitäten an 7 Standorten, Englisch als Firmensprache und eine Frauenquote von 55% in der Führungsebene.
* Und vieles mehr
* Kostenloser professioneller Englisch- und Deutschunterricht für alle unsere LOOP-MitarbeiterInnen.
* LOOP Horizon - eine interne Akademie mit Workshops sowie internen & externen Referenten - für Inspirationen ist gesorgt.
* Premium Headspace-Konto für LOOP-MitarbeiterInnen, um sich durch unzählige Achtsamkeitsübungen besser entspannen und fokussieren zu können.
* Eine Bibliothek mit ausgewählten Hörbüchern aus verschiedenen Genres - von Bestseller-Romanen bis hin zu Sachbüchern.
* 50% Rückerstattung des Klimatickets.

Gehalt

Das Mindestgehalt liegt bei 35.500 EUR brutto pro Jahr (auf 38,5 Stunden Basis), das tatsächliche Gehalt ist abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausbezahlt.

Klingt nach dir? Dann freuen wir uns auf deine Online-Bewerbung .

Über den Job

Anstellungsart

Vollzeit (Festanstellung)

Gehalt

ab 35.500 EUR jährlich

Positionsebene

Berufserfahrung

Arbeitsmodell

On-site

Dienstort

Wien

Berufsfelder

Assistenz, Verwaltung

Eintrittsdatum

Stelle verfügbar ab 01.09.2025

Offene Stellen

1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber

Agentur LOOP New Media GmbH

Mitarbeiter*innenanzahl

101 - 500 Mitarbeiter*innen

Standorte

Salzburg, Wien

Detaillierte Angaben zur Stelle

Vollzeit (Festanstellung)

* Montag bis Freitag
* 38,5 Stunden

Dienstort

* Wien

Erforderliche Kenntnisse

* Büroorganisation
* Terminplanung
* Verwaltungssoftware
* E-Mail-Kommunikation

Nice-To-Have Kenntnisse

* Finanzbuchhaltung

Erforderliche Sprachen

* Deutsch B2
* Englisch B2

Benefits

* Fitnessangebote
* Aus- und Weiterbildung
* Psychische Gesundheit
* Verkehrsmittelzuschuss

Alle Infos zur Bewerbung

Gewünschte Bewerbungsunterlagen:

* Lebenslauf
* Motivationsschreiben

Ansprechperson

Jeanne McFarland
Head of People & Culture