Am Department für Biotechnologie und Lebensmittelwissenschaften, Stabsstelle Departmentmanagement kommt es zur Besetzung einer oder zweier Stellen als:
Office Manager*in mit Schwerpunkt Lehrunterstützung
(Kennzahl 87)
Beschäftigungsausmaß: 20 Wochenstunden oder 2x 10 Wochenstunden
Dauer des Dienstverhältnisses: ab 01.06.2026, befristet bis 31.05.2027 (mit Option auf unbefristete Verlängerung)
Arbeitsort: 1190 Wien, Muthgasse 18
Office Manager*in mit Schwerpunkt Lehrunterstützung
Aufgaben
Entlastung der Lehrenden durch die laufende administrative Betreuung von großen Pflichtlehrveranstaltungen (z.B. STEOP) durch:
- Nachmeldung (An- und Abmeldung) von Studierenden zu Lehrveranstaltungen und Klausuren außerhalb der regulären Fristen
- Laufende Kommunikation mit Studierenden zu den jeweiligen Lehrveranstaltungen (z.B. Termine) und Prüfungsmodalitäten (z B. Remote Prüfungsorganisation)
- Vorbereitung von Klausurbögen
- Implementierung der Prüfungsadministration in den Campusmanagementsystemen (z.B. Erstellung von Fragenkatalogen und automatisierten Auswertungen in BOKUlearn, Transfer in BOKUonline)
- Organisation von Prüfungsterminen und der Prüfungsbetreuung
- Raumbuchungen
- Organisation und Durchführung der Lehrveranstaltungsbetreuung (z.B. durch Einrichtung von online-Lernräumen etc.)
- Organisation von Klausureinsichten
- Mitwirkung bei der Planung und Organisation der dem Department zugeordneten Lehrveranstaltungen
- Mitwirkung bei der Beauftragung der Lehrenden und Tutor*innen
- Unterstützung von ERASMUS incomings
- Betreuung und Support von externen Lehrenden und Gastwissenschafter*innen
- Administrative Unterstützung der Departmentleitung und des Departmentmanagments in allen Belangen
Erwünschte Qualifikationen
- Erfahrung mit koordinierenden und organisatorischen Tätigkeiten
- Erfahrung im Office Management
- Erfahrung in der Lehrorganisation von Vorteil
- Kenntnis universitärer Strukturen von Vorteil
- Hohe Serviceorientierung, Dienstleistungbereitschaft und Lösungsorientierung
- Kommunikative und freundliche Persönlichkeit
- Selbstständige Arbeitsweise und Durchsetzungskraft
- Sehr gute IT-Kenntnisse
- Bereitschaft für Einarbeitung in das Campusmanagmentsystem und Bereitschaft zur laufenden Weiterbildung
- Sprachkenntnisse: Deutsch: C2, Englisch C1
Gehalt
Einstufung gem. Univ.-KV, Verwendungsgruppe: IIIa
Bruttomonatsgehalt: (abhängig von der anrechenbaren Vorerfahrung) mind. (für 20 WStd.): EUR 1.379,60
(14 × jährlich, zusätzlich bieten wir ein attraktives Personalentwicklungsprogramm und umfassende Sozialleistungen)
Erscheinungstermin: 27.04.2026
Bewerbungsfrist: 12.05.2026
Die BOKU strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerberinnen, die gleich geeignet sind wie der bestgeeignete Mitbewerber, werden vorrangig aufgenommen, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Menschen mit Behinderung und entsprechender Qualifikationen werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.
Wir freuen uns über Ihre Bewerbung inkl.
- Motivationsschreiben
- Lebenslauf
- ggf. Empfehlungsschreiben
an das Personalmanagement, Kennzahl 87, der Universität für Bodenkultur, Peter-Jordan-Straße 70, 1190 Wien; Bitte Kennzahl unbedingt anführen!
Die Bewerber*innen haben keinen Anspruch auf Abgeltung aufgelaufener Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind.
Über den Job
Anstellungsart: Teilzeit (Festanstellung)
Gehalt: ab 1.379,60 EUR monatlich
Positionsebene: Berufserfahrung
Arbeitsmodell: On-site
Dienstort: Wien 19. Bezirk (Döbling)
Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung, Coaching, Training
Eintrittsdatum: Stelle verfügbar ab 01.06.2026
Befristung: Stelle befristet bis 31.05.2027
Offene Stellen: 2 Stellen offen für diese Position
Über das Unternehmen
Arbeitgeber: BOKU University
Mitarbeiter*innenanzahl: 501+ Mitarbeiter*innen
Standorte: Wien, Tulln an der Donau
Detaillierte Angaben zur Stelle
Teilzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 10 - 20 Stunden
Dienstort
- Wien 19. Bezirk (Döbling)
Erforderliche Kenntnisse
- Office Management
- IT
Nice-To-Have Kenntnisse
- universitäre Strukturen
- Lehrorganisation
Erforderliche Sprachen
- Deutsch C2
- Englisch C1
Alle Infos zur Bewerbung
Referenznummer: 87
Bewerbungszeitraum: Bis 12.05.2026
Gewünschte Bewerbungsunterlagen:
- Lebenslauf
- Motivationsschreiben
- ggf. Empfehlungsschreiben
