Office Manager und Assistenz (m/w/d)

Du bist kommunikativ, ein Organisationstalent und arbeitest sehr zuverlässig? Du behältst gerne den Überblick und hast für das Gegenüber stets ein Lächeln übrig? Du hast immer wieder neue Ideen und liebst es Prozesse zu überdenken und zu verbessern? Wenn ja, freuen wir uns, dich kennenzulernen!

Office Manager und Assistenz (w/m/d)

Vollzeit 38,5h/Woche in Graz

Deine Aufgaben

* Erste Anlaufstelle für unsere Mitarbeiter:innen und externe Personen
* Assistenztätigkeiten für die Geschäftsführung
* Allgemeine Office Management Tätigkeiten (Gästeempfang, Organisation und Verwaltung von Meetings und Besprechungsräumen, Terminkoordination, Rechnungskontrolle, Verwaltung des Intranets, Dokumentenverwaltung, Postwesen, etc.)
* Reisemanagement (Buchung bzw. Reservierung von Flügen, Hotelzimmer, Mietwägen, etc.)
* Kontrolle der Reisekostenabrechnungen
* Unterstützung im Eventmanagement (Kundenveranstaltungen, interne Events wie Faschingsfeier, Betriebsausflug, etc.)
* Sicherheits- und Gesundheitsmanagement (z.B. Organisation von Ersthelfer, Brandschutzwart, Sicherheitsvertrauensperson)
* Materialbestellungen und -verwaltung (z.B. Büromaterial, Obst, Kaffee, Getränke, Bücher, Möbel)
* Facility Management (z.B. Siedelungen, Kosten-Controlling)
* Prozessoptimierung für alle administrativen Abläufe (z.B. Aktualisierung von Guidelines)
* Unterstützung bei der Kontrolle der Zeit- und Projektbuchung unserer Mitarbeiter:innen

Deine Qualifikationen

* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
* Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Bereich und/oder am Empfang (z.B. Tourismus) erforderlich
* Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
* Gute Englischkenntnisse (B1)
* Eigeninitiative und Organisationstalent
* Problemlösungsorientierung und Lernbereitschaft
* Teamfähigkeit
* Selbständigkeit und ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit

Wir bieten

* Sehr gute Work-Life Balance, flexible Arbeitszeiten und HomeOffice
* Spannende Möglichkeiten zur beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung
* Innovatives und familienfreundliches Arbeitsumfeld
* Herausfordernde und vielfältige Aufgaben
* Betriebsevents, Gesundheitsförderung, Öffi-Ticket Zuschuss u.v.m.

Das kollektivvertragliche Mindestgrundgehalt für diese Stelle beträgt bei einer Vollzeitanstellung (38,5 Stunden/Woche) EUR 2.968,- brutto pro Monat (14x jährlich). Wir sind je nach Qualifikation und Erfahrung gerne zu einer marktkonformen Überzahlung bereit.

Wir freuen uns über deine Bewerbung an career@know-center.at !

KNOW-CENTER GmbH Research Center for Data-Driven Business & Big Data Analytics
Sandgasse 36
8010 Graz