Executive Assistant (m/w/d)

Job ID: ZVGG035ADM124

An der Österreichischen Akademie der Wissenschaften (ÖAW), der größten außeruniversitären Einrichtung für Grundlagenforschung in Österreich, ist eine Karenzvertretung als

EXECUTIVE ASSISTANT (W/M/X)

(Vollzeit / 40 Wochenstunden)

ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen.

Ihre Aufgaben:

* Assistenz des Präsidiums bei operativen, organisatorischen und administrativen Aufgaben
* Interne Büroorganisation (Terminkoordination, Reisemanagement, Protokollführung, Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern)
* Organisation von internationalen Veranstaltungen und Projektmanagement (Konzipierung und Durchführung von administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit wissenschaftlichen Projekten)

Ihr Profil:

* Organisationstalent und genaues Arbeiten
* Eigenständige und proaktive Arbeitsweise
* Ausgeprägte Sprachkompetenz (Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift)
* IT-Affinität (Outlook, MS Office, Zoom o.Ä.)
* Zeitliche Flexibilität (gelegentliche Abendtermine)
* Team- und Kommunikationsfähigkeit
* Erfahrung im Projekt- und Veranstaltungsmanagement
* Abgeschlossenes Studium von Vorteil
* Mehrjährige Berufserfahrung, vorzugsweise in einem wissenschaftsnahen Bereich, von Vorteil
* Basiskenntnisse in Adobe Photoshop, Indesign, TYPO3, SAP erwünscht

Unser Angebot:

* Interessantes und abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld in einer der traditionsreichsten wissenschaftlichen Einrichtungen Österreichs
* Teamorientiertes und eigenständiges Arbeiten
* Gutes Betriebsklima, Gleitzeitregelung, zentrale Innenstadtlage
* Bruttojahresgehalt lt. KV der ÖAW, abhängig von Qualifikationen, mindestens jedoch EUR 41.171,62

Unser Angebot wendet sich an kommunikationsstarke Persönlichkeiten mit sicherem Auftreten, die es verstehen, komplexe Zusammenhänge klar und verständlich darzustellen und Freude an einer eigenverantwortlichen Tätigkeit haben.

Wir würden uns freuen, Ihr Interesse an dieser Position geweckt zu haben und ersuchen Sie, Ihre aussagekräftige, schriftliche Bewerbung samt aller relevanten Dokumente und Zeugnisse mit smart bewerben zu übermitteln. (Ausschreibungsende: 30. April 2024)

Die Österreichische Akademie der Wissenschaften (ÖAW) verfolgt eine diskriminierungsfreie Beschäftigungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit sowie Vielfalt. Insbesondere Personen aus unterrepräsentierten Gruppen werden ausdrücklich ermutigt, sich zu bewerben.